Office 365 migratie: de nazorg en mogelijke uitdagingen
In onze Office 365 migratie reeks neemt onze IT-consultant Bouke je mee in het stappenplan voor het uitvoeren van een succesvolle migratie. Deze week: de nazorg en mogelijke uitdagingen.
Nu dat je gemigreerd bent naar de cloud-dienst van Microsoft zijn alle problemen die jij en je gebruikers met je on-premise omgeving hadden als sneeuw voor de zon verdwenen. Storingen zijn verleden tijd, de dienst is altijd beschikbaar en werkt supersnel.
Althans, dat is wat Microsoft je laat geloven. In de realiteit zijn er echter nog genoeg uitdagingen waar jij of je gebruikers tegenaan kunnen gaan lopen. In deze blog pikken we er een paar uit en gaan we er verder op in hoe je deze zoveel mogelijk kunt voorkomen.
Gebruikers zijn hun oude e-mail/data kwijt
Dit is een probleem dat zich bijna altijd de kop opsteekt, direct of soms weken na een succesvolle mailmigratie. Een veelgebruikt argument om de overstap naar Exchange Online te wagen zijn de afmetingen van de mailboxen. Een gemiddeld bedrijf kan vaak niet aan deze wens voldoen, al gebruikt volgens de regel 20% van de gebruikers 80% van de beschikbare ruimte. Het beperkt houden van de beschikbare ruimte in een mailbox is dan ook gemeengoed.
Gebruikers springen hier dan ‘handig’ op in door allerlei methodes te verzinnen om toch hun mail te kunnen bewaren. Hierbij valt te denken aan de prullenbak gebruiken als een archief of verschillende lokale archiefbestanden met soms wel tientallen gigabytes aan data die ‘absoluut noodzakelijk zijn voor de werkzaamheden’. Ook adresboeken zijn soms een goede reden tot paniek. Sommige gebruikers hebben hun persoonlijke adresboek in gebruik als een CRM applicatie. Uiteraard zonder back-up.
Helaas is er niet een eenvoudig antwoord om dit voorafgaand aan een migratie al op te lossen. De enige methode is gebruikers goed op te voeden hoe zij hun e-mail moeten bewaren maar vooral hoe zij hun e-mail niet moeten bewaren. Het is handig je hier te richten op de grootverbruikers, vaak secretaresses of medewerkers die lang in dienst zijn.
Een agenda-item kan niet meer worden bewerkt of opent heel traag
Eigenlijk niet iets wat door migratie optreedt maar wat je wel vaak pas hoort na of tijdens een migratie. Meestal doordat er dan een wijziging moet plaatsvinden en dit niet of nauwelijks lukt. De afspraak in kwestie is vaak in een gedeelde agenda met veel bewerkers of genodigden. Altijd is het een herhalende afspraak, soms wekelijk of dagelijks maar in ieder geval een die al jaren loopt en een eindtijd heeft in 2047. Daarboven een verleden met verschillende wijzigingen of uitzonderingen. Of nog erger, een heel rooster met ruim 5 jaar aan data.
Er is niets anders aan te doen dan het agenda-item (soms met harde hand) de nek om te draaien en een geheel nieuwe aan te maken. Adviseer de gebruikers vooral om een einddatum te specificeren met een ietwat mindere toekomstige aard, afhankelijk van het aantal herhalingen.
Er wordt geen mail meer ontvangen/verstuurd door Applicatie X
Alhoewel er vaak meerdere applicaties zijn die mail versturen of ontvangen gaan deze in de regel net zo makkelijk om met een mailbox in de cloud. Toch zijn er nog wel eens programma’s die hier meer moeite mee hebben met vaak een logische maar soms minder logische oorzaak.
Met deze applicaties is vaak (on)handig gebruik gemaakt van de flexibele aard van de systeembeheerders en zijn er handmatige uitzonderingen aangebracht in de manier waarop bijvoorbeeld de spamfilter mail van deze applicatie altijd doorlaat. Een andere optie is dat deze applicatie nog naar de oude onjuiste maildienst staat te verwijzen of niet overweg kan met de nieuwere encryptie-technieken die Microsoft vereist.
Traagheid in Outlook of andere onderdelen van Office 365
Met een in huis Exchange-omgeving heb je alleen het in- en uitgaande mailverkeer wat over de internetlijn naar buiten gaat. Tuurlijk zal er af en toe een medewerker zijn die de web-mail gebruikt, het meeste verkeer naar de e-mailservers gaat nog altijd over het interne netwerk. Nu dat je de mailboxen naar internet verplaatst, verplaatst de datastroom mee. Dit kan gevolgen hebben voor beschikbare bandbreedte of performance van je netwerkinfrastructuur. Bovendien heb je gekozen voor een platform wat meer biedt dan alleen e-mail en besluit de organisatie ook gebruik te gaan maken SharePoint en OneDrive door hier alle file-shares onder te brengen. En als dat nog niet genoeg was wordt de VOIP-centrale de deur gewezen en gebruik je voortaan Teams voor chatsessies, online vergaderingen met video-streams en bel je intern met de collega’s of naar buiten ook met de Microsoft applicatie.
Voordat je de dure datalijn nog duurder maakt en een hogere up- en downloadsnelheid aanschaft heeft het misschien ook zin nog eens kritisch naar de configuratie van deze programma’s te kijken. Met caching en andere trucjes zijn er mogelijkheden om de datahonger iets in te perken. Ook het verkleinen van de mailboxen kan hieraan bijdragen. Heb je nu echt 10 jaar aan mailgeschiedenis nodig?
Als de infrastructuur het niet aankan is het misschien een optie om de externe dienst niet door de firewall te laten lopen zodat hier wat ademruimte ontstaat. Het komt immers altijd van dezelfde betrouwbare locatie.
Omdat voorkomen beter is dan genezen heeft Microsoft ook enkele calculators voor de verwachtte bandbreedte. Het is dan wel belangrijk een goede baseline te hebben van het huidige gebruik.
Eindconclusie
Bij een goede inventarisatie zouden een aantal van deze zaken al boven water moeten komen. Een goede test is het migreren van enkele (veel)gebruikers en eventueel enkele proefapplicaties. Functionaliteit en data zijn nooit 100% compleet of foutloos te migreren. Daarom is het belang van een goed geïnformeerde IT-organisatie van groot belang bij een migratie als deze.
Wil je meer weten over alle stappen tijdens een migratie naar Office 365? Bekijk de volledige checklist hier.
Wil jij zelf ook aan de slag met migraties en de ondersteuning met het werken in de cloud?
Kom werken bij Linden-IT!
Is uw bedrijf toe aan de migratie naar Office 365?
De IT-professionals van Linden-IT helpen u hierbij!
Neem contact op en wij gaan graag met u in gesprek over de mogelijkheden.
