Het belang van IT en interne communicatie

Tegenwoordig is communicatiemanagement eigenlijk niet meer weg te denken in het bedrijfsleven. Waar vroeger stapels papier aan documenten gepasseerd werden, worden er nu dagelijks miljoenen gigabytes aan data gedeeld. Het is van groot belang dat data netjes en veilig wordt geborgen en dat alle informatie goed wordt overgebracht. IT en interne communicatie zijn hierin een onafscheidelijke combinatie.

Communicatiesystemen

Op dit moment zijn er nog steeds veel bedrijven die alle communicatie via email laten verlopen. Dit gaat ten koste van een goed overzicht over gesprekken en documenten, waardoor er belangrijke informatie over het hoofd kan worden gezien. Daarom is het slim om een communicatiesysteem te introduceren. Tools zoals Slack, Hammer of HipChat zijn voorbeelden van zulke systemen. Iedere medewerken kan zich aansluiten, gesprekken houden, groepen vormen en algemene informatieve berichten sturen. Een IT’er kan begeleiding bieden in de overstap om deze zo vloeiend mogelijk te laten verlopen.

In de cloud

Zoals eerder besproken is het gebruik van email voor het delen van data verouderd en vermindert het een goed overzicht. Werken in de cloud biedt hier een oplossing voor. Tegenwoordig kan er niet alleen data opgeborgen worden, maar kunnen meerdere mensen aan een document werken. Zo is de data altijd up-to-date. Het is natuurlijk belangrijk dat dit goed wordt geïmplementeerd en dat de beveiliging goed in acht wordt genomen.

Integratie

Soms is het handig om een vorm van communicatie in een ander systeem te integreren. Bijvoorbeeld bij content managementsystemen. Hierdoor kunnen medewerkers direct notities of mededelingen achterlaten en eventuele problemen doorgeven.

IT en interne communicatie betekent ook beveiliging 

Die ouderwetse stapel papier aan documenten lag in principe altijd veilig op kantoor. Nu alles tegenwoordig online geborgen wordt, brengt dat risico’s met zich mee. Hackers liggen altijd op de loer en bedenken nieuwe manieren om binnen te dringen. Daarom is het van zeer groot belang dat wanneer er nieuwe systemen en tools worden geïntroduceerd, er veel aandacht wordt besteed aan het veiligstellen van vertrouwelijke data.

IT als steunpilaar

Hoewel veel systemen en tools niet erg moeilijk zijn in gebruik, gaat de overgang vaak wat stroef. Een IT’er biedt de ondersteuning die nodig is bij dit proces. Van het introduceren van een systeem tot het oplossen van problemen. IT is hier van groot belang. Daarnaast kan hij/zij de beveiliging opzetten en eventuele gaten vullen. Moderne interne communicatie begrenst zichzelf niet aan een kantoor, waardoor veel support ook op afstand kan gebeuren. Er valt dus niet te ontkennen dat IT en interne communicatie cruciaal zijn in het moderne bedrijfsleven.

Lees hier meer over het nieuwe werken