Nieuwe werknemers inwerken op afstand
Veel medewerkers van diverse soorten bedrijven werken momenteel thuis. IT-afdelingen staan voor een grote uitdaging om dit te faciliteren. Om de drukte op te vangen wil je een nieuwe ICT’er aanstellen, die ook vanuit huis aan de slag gaat. Maar hoe werk je iemand in op afstand? Linden-IT geeft je graag tips en advies zodat de nieuwe IT-professional snel en efficiënt aan de slag kan.
Praktische zaken
Nog voordat de IT-professional aan de slag gaat is het belangrijk dat alle praktische zaken geregeld zijn. Wanneer je kiest voor een van de IT-professionals van Linden-IT helpen wij je met een gemakkelijke start, omdat vrijwel alle administratie voor je geregeld wordt. Via onze online ondertekentool regelen wij onze overeenkomst. Vervolgens informeren wij samen de IT-professional over de startdatum en tijd.
Om goed van start te gaan is het belangrijk dat de IT-professional op zijn startdag in het bezit is van een laptop, e-mailaccount en toegang tot belangrijke applicaties zoals ticketsystemen of remote tools die door de organisatie gebruikt worden.
Ook is het belangrijk om de bestaande collega’s in te informeren over de komst van een nieuwe collega. Geef ze informatie over de achtergrond, functie en taken die de IT-professional gaat uitvoeren. Dit vergemakkelijkt de online kennismaking.
Buddy of mentor
Bij het inwerkproces is het raadzaam om de nieuwe IT-professional te koppelen aan een buddy. Het is belangrijk dat de IT-professional bij de buddy terecht kan voor vragen. De buddy heeft kennis, ervaring en neemt de IT-professional de eerste dagen mee in de dagelijkse werkzaamheden.
Meekijken en meebellen kan bijvoorbeeld makkelijk met tools als remote desktop of teamviewer. Daarnaast kunnen de meeste VOIP centrales meeluisteren ondersteunen en is een conference call makkelijk opgezet. Het scherm delen in dit soort situaties wordt goed ondersteund door Microsoft Teams, Google Hangouts, Zoom en andere applicaties.
Naast de buddy zijn de andere collega IT-professionals ook een bron van informatie. Zij hebben veel werkervaring en kunnen de nieuwe collega goed op weg helpen. Hierin kunnen chat tools helpen waarin collega’s onderling contact kunnen, dit kan al simpel met Whatsapp of Slack, maar ook Microsoft en Google ondersteunen dit.
Onboarding
De buddy neemt tijdens het onboardingsproces de IT-professional mee in de bedrijfscultuur. Hierin worden de regels, bedrijfswaarden en praktische zaken besproken. Hierna volgt vaak de online kennismaking met de nieuwe directe collega’s. Maak ook ruimte voor leuke gesprekjes zodat de nieuwe collega meer wordt dan alleen een naam in het systeem. Na de kennismaking vindt de uitleg van de IT-systemen plaats. Als alle vragen van de nieuwe ICT’er zijn beantwoord, kan degene aan de slag om zijn of haar weg te vinden in de systemen en de werkwijze van de organisatie.
Stel voor de IT-professional een checklist op waarin de “must knows” voor de organisatie en de functie in kaart zijn. Geef een tijdspad waarin deze checklist helemaal afgevinkt moet worden. Zo ben je zeker van een allesomvattend inwerktraject.
Contactmomenten
De buddy neemt tijdens het inwerkproces regelmatig contact op om te vragen hoe het gaat. Er wordt dan gevraagd of de werkzaamheden duidelijk zijn en of de ICT professional ergens tegenaan loopt. Vergeet ook niet af en toe te vragen hoe het persoonlijk gaat. Indien nodig kan er bijvoorbeeld extra uitleg worden gegeven over een applicatie en/of bepaalde bedrijfsprocessen. Daarnaast kan je door de telefonische en online contactmomenten ook een goede inschatting maken hoe iemand in het team valt.
De contactmomenten kunnen naast via de telefoon ook goed via online tools gehouden worden.
Taken en verantwoordelijkheden
Spreek concrete taken en verantwoordelijkheden af en zorg er voor dat de verwachtingen duidelijk zijn. Een Agile manier van werken kan hier enorm in helpen. Ook voor de rest van het team. Door middel van elke ochtend een Standup meeting te houden, al dan niet via video weet iedereen waar ze mee bezig gaan en weet de nieuwe collega ook wat er van hem verwacht wordt en wat hij aan het einde van de dag of week gedaan moet krijgen.
Vergaderingen
De IT-professional zal in dagelijkse online meetings betrokken worden om zo snel mogelijk zijn of haar draai te vinden. De ICT’er zal volledig meedraaien met zijn collega’s. De buddy blijft in het begin online bereikbaar om eventueel te helpen. Daarnaast heeft de organisatie waarschijnlijk een centrale plaats met antwoorden op veel gestelde vragen en processen, anders is het raadzaam om deze aan te leggen.
Trainingen en certificeringen
In de IT wordt er vaak gevraagd naar kennis van complexe systemen. Mocht er behoefte zijn om op een specifiek systeem verder getraind te worden, dan kan deze training vaak virtueel gevolgd worden.
Reflectiegesprek
Na enkele weken heeft de IT-professional een reflectiegesprek om te kijken of de ICT’er zijn weg kan vinden binnen de organisatie en de werkzaamheden naar verwachting verlopen.
Ook IT-professionals nodig die op korte termijn jullie IT-afdeling gaan ondersteunen?
Neem dan contact op met een van onze accountmanagers via 085-0493240
