On-premise of Cloud?

Veel organisaties die op het punt staan om hun (e-mail) platform up-to-date te brengen denken na over de mogelijkheden van Microsoft Office 365 en overige clouddiensten. Is dit altijd een juiste keuze? Is de Cloud een echte problem-solver? Of wil je als organisatie toch liever on-premise blijven?

Dit zijn vragen die niet eenduidig te beantwoorden zijn. Veel facetten moeten in acht genomen worden om een goede afweging überhaupt te kunnen maken.

Eénmalige kosten versus maandelijkse kosten is geen eerlijke vergelijking. Want uw on-premise omgeving heeft ook maandelijkse kosten. Namelijk onderhoud, beheer en energieverbruik. Echter op het punt van beheer is er wel degelijk onderscheid. Beheerders zullen gedegen overweg moeten kunnen met de cloud omgeving, dit is niet altijd overzichtelijk omdat veel settings verstopt zijn in verschillende portals of enkel via Powershell aangeroepen kunnen worden. Microsoft tracht er naar om haar Cloud Platform voor iedere organisatie zo geschikt mogelijk te maken. Dit leidt soms tot problemen. In de afgelopen maanden hebben we kunnen ervaren dat door uitgebrachte patches voor Office 365 en aanverwante producten bepaalde features niet meer functioneren. Uiteraard zijn deze updates beter controleerbaar indien u uw e-mail platform on-premise heeft.

Deze instellingen kunnen ook geconfigureerd worden binnen uw Online Office 365 tenant mits uw beheerders dit juist hebben ingesteld. Zoals eerder gezegd houdt er ook rekening mee dat uw beheerders gedegen overweg moeten kunnen met Powershell omdat veel benodigde configuratie instellingen alleen nog maar via PowerShell uitgevoerd kunnen worden. Dit kan behoorlijke impact hebben op uw IT organisatie.

We kunnen zeker vaststellen dat Microsoft’s cloud propositie heden ten dagen een volwassen product is. Niet alleen als we kijken naar messaging maar ook het onderliggende platform Microsoft’s Azure. Maar is het geschikt voor uw organisatie en beheerders? Microsoft’s denkwijze is volledig gefocust op de cloud, dit zien we onder andere terug in de laatste versies van Microsoft Exchange. Waarin “out-of-the-box” al hybride cloud koppelingen gemaakt kunnen worden. De beweging richting de cloud is begrijpelijk, als we alleen al kijken naar de (mobiele) internet mogelijkheden qua bandbreedte is het knelpunt connectiviteit zo goed als verdwenen. Daarnaast geven clouddiensten in vele vormen antwoord op de behoefte van tegenwoordig; als we het willen, dan willen we het nu!

Echter een turn-key oplossing is Microsoft Office 365 zeker niet, u heeft weliswaar geen omkijken op het gebied van security patches, service packs e.d. maar wel de zorg voor een gedegen inrichting om mogelijke risico’s tot een minimum te beperken. Zeker als u afhankelijk bent van uw on-premises Active-Directory voor authenticatie, zult u uw password resets on-premise uit moeten voeren of voor elke gebruiker Microsoft Azure Active-Directory Premium services moeten aanschaffen. Zaken die veelal niet worden meegenomen in initiële kosten-baten analyses.

Daarnaast kunnen in een hybride omgeving eenvoudige configuratie fouten er toe leiden dat uw clouddiensten niet meer functioneren. Waar klopt u aan? krijgt u het gewenste support?

Eerlijkheidshalve moet ik bekennen dat het support niveau van de Office 365 clouddienst prima in orde is. Relatief snel respons, technisch goed onderlegde professionals zullen u probleem zo spoedig mogelijk oplossen. Echter zal u zich wel moeten realiseren dat u een van de vele bent die gebruik maakt van de gedeelde Microsoft Office 365 omgeving. Privileges zullen niet ingewilligd kunnen worden zonder dat u hiervoor bijvoorbeeld Premium Support voor heeft afgesloten.

De cloud is niet zaligmakend, zelf hierin is al legacy te ontdekken! Voor een klant moest laatst een simpele koppeling gelegd worden met een externe partij op een van de Microsoft Online Portals. Werkzaamheden die normaal gesproken niet meer dan vijf minuten kosten. Na veel troubleshooting in-private browsers en weggegooide cookies later toch besloten om hier de support van Microsoft bij in te schakelen. Wat bleek, na diverse updates op de portal waren er problemen geconstateerd met onze tenant, wat bleek we waren niet juist door Microsoft gemigreerd. Iets wat buiten onze configuratie valt. Je zult denken dit is zo opgelost en we kunnen verder, helaas ben je in deze overgeleverd aan Microsoft en zijn we ondertussen wel vijf weken verder. Je moet je als organisatie afvragen of je hier afhankelijk van kan en wil zijn.

Dit artikel kan misschien negatief naar Microsoft overkomen, wat zeker niet mijn intentie is. In tegendeel zie ik zeker de voordelen van het Cloud portfolio maar om een oud spreekwoord aan te halen. “Bezint eer ge begint” gaat zeker op indien je als organisatie de stap overweegt naar Cloud oplossingen. (Ook non-Microsoft clouddiensten)

Een eenduidig advies is helaas niet mogelijk. Voor iedere organisatie is de afweging om over te stappen naar de cloud een specifiek vraagstuk, waarbij het gehele IT landschap bekeken moet worden. Het is wel heel duidelijk geworden dat Microsoft volledig inzet op haar cloud propositie, waarbij het enkel een kwestie van tijd zal zijn voordat on-premise versies van Microsoft Exchange niet meer zullen bestaan.

De stap naar de cloud is afhankelijk van de complexiteit van je organisatie, een grote stap waarbij je zeker niet wilt struikelen. Een algeheel advies met Microsoft’s visie in het achterhoofd: “krijg inzicht in uw huidige omgeving en elimineer zoveel mogelijk legacy binnen uw organisatie”. Zodat u een goed en overdacht stappenplan kunt uitstippelen, welke op maat is voor uw organisatie. Hiermee voorkomt u dat de overstap naar de cloud uw organisatie donkere wolken bezorgen.